Versie: 1.2 Datum van inwerkingtreding: 21 oktober 2026 Dienstverlener: Kerlinga
Deze voorwaarden regelen de overeenkomst tussen Kerlinga (de dienstverlener) en de maneges, clubs en andere werkingen die PonyPortaal gebruiken. Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst. De manege aanvaardt beide documenten samen.
In deze algemene voorwaarden betekenen:
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Kerlinga | Kerlinga, eenmanszaak van Robbe de Jonghe, met vestigingsadres Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene, België, e-mail info@kerlinga.com, ingeschreven in de KBO onder nummer BE 0763.807.395. |
| PonyPortaal | De online software van Kerlinga voor het beheer van onder meer lessen, deelnemers, activiteiten, paarden, pension, verhuur, boekingen, beurtenkaarten en betalingen, bedoeld voor maneges, ponyclubs en andere paardensportwerkingen. |
| Manege (ook "tenant") | De onderneming, rechtspersoon of feitelijke vereniging (bijvoorbeeld een club zonder rechtspersoonlijkheid) die PonyPortaal gebruikt, tijdens een proef of op basis van een offerte, en die een eigen portaal op ponyportaal.be krijgt. Is de manege een feitelijke vereniging, dan is de persoon die de overeenkomst namens de vereniging aanvaardt daar ook persoonlijk aan gebonden. |
| Eindklant | Een natuurlijk persoon (ouder, voogd, deelnemer, eigenaar, huurder) die via het portaal van een manege gebruikmaakt van de dienst. |
| Gebruiker | Iedereen die via het portaal van een manege toegang heeft tot de dienst: beheerders en medewerkers van de manege en eindklanten. |
| Offerte | Het schriftelijke of per e-mail verstuurde voorstel met prijs, betaalritme en eventuele bijzondere afspraken voor een manege. |
| Dienst | PonyPortaal zoals beschikbaar op het moment van de overeenkomst, met de updates die Kerlinga nadien doorvoert. |
| AVG | Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming). |
| Verwerkersovereenkomst (ook "DPA") | De overeenkomst tussen Kerlinga en de manege volgens art. 28 AVG, zoals opgenomen in de verwerkersovereenkomst. |
2.1. Deze algemene voorwaarden regelen het gebruik van PonyPortaal door de manege. Samen met een eventuele offerte en de verwerkersovereenkomst vormen ze de volledige overeenkomst tussen Kerlinga en de manege.
2.2. Afwijkende of aanvullende voorwaarden van de manege binden Kerlinga niet, tenzij Kerlinga ze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt.
2.3. Wijziging van deze voorwaarden: Kerlinga kan deze voorwaarden wijzigen. Een wezenlijke wijziging kondigt Kerlinga minstens 30 dagen vooraf aan per e-mail aan het contactadres van de manege. De nieuwe versie geldt voor de manege pas nadat ze die aanvaard heeft. Kerlinga vraagt die aanvaarding via een melding in het beheer. Wijzigingen die de manege niet benadelen, zoals een verduidelijking of de beschrijving van een nieuwe functie, meldt Kerlinga zonder dat een nieuwe aanvaarding nodig is.
2.4. Geweigerde wijziging: aanvaardt de manege een wezenlijke wijziging van deze voorwaarden of van de verwerkersovereenkomst niet, dan kan ze de overeenkomst kosteloos opzeggen door dat vóór de ingangsdatum van de wijziging per e-mail te melden aan info@kerlinga.com. De opzegging gaat in op de datum die de manege kiest, ten laatste op het einde van de lopende contracttermijn. Tot dan blijven voor haar de vorige versies gelden en houdt ze toegang tot de dienst. Wat de manege al vooruitbetaalde voor de periode na het einde, betaalt Kerlinga terug. Na het einde geldt het exportvenster van artikel 14. Aanvaardt ze niet en zegt ze niet op, dan blijven de vorige versies gelden tot het einde van de lopende contracttermijn. Die laatste regel geldt niet voor de eerste uitdrukkelijke aanvaarding van de verwerkersovereenkomst en van deze voorwaarden: zonder die aanvaarding is gebruik van de dienst niet toegestaan (artikelen 3.1 en 13.2). Een manege die de dienst al gebruikte vóór die aanvaarding werd gevraagd, krijgt daarvoor de termijn van minstens 30 dagen uit artikel 2.3. Aanvaardt ze niet binnen die termijn en zegt ze niet op, dan kan een beheerder het beheer pas verder gebruiken na de aanvaarding.
2.5. Rangorde: bij tegenstrijdigheid tussen de offerte en deze algemene voorwaarden gaat de offerte voor wat de commerciële afspraken betreft. Voor alles wat de verwerking en bescherming van persoonsgegevens betreft, gaat de verwerkersovereenkomst voor, zoals clausule 17.2 van de verwerkersovereenkomst bepaalt.
3.1. De overeenkomst komt tot stand wanneer de manege deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst aanvaardt in het beheer van haar portaal, bij het eerste inloggen of via de melding in het beheer. Een beheerder van de manege aanvaardt namens de manege. Een offerte die de manege vooraf aanvaardde, maakt deel uit van de overeenkomst.
3.2. Proefperiode:
3.3. Duur na de proef: de duur en het betaalritme staan in de offerte. Er zijn twee betaalritmes:
a) Maandelijks ritme
b) Jaarlijks ritme
3.4. Kerlinga kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als:
Ook dan geldt het exportvenster van artikel 14.
4.1. De prijs voor de dienst staat in de offerte. Prijzen zijn uitgedrukt in euro en zijn niet onderworpen aan btw, omdat Kerlinga gebruikmaakt van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (art. 56bis WBTW). Elke factuur vermeldt dat met de wettelijke vermelding "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen".
4.2. De manege ontvangt een factuur volgens het afgesproken ritme (maandelijks of jaarlijks, vooraf). Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders afgesproken.
4.3. Bij laattijdige betaling is de manege van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd aan de interestvoet van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarnaast zijn verschuldigd:
Betaalt Kerlinga een bedrag dat ze aan de manege verschuldigd is niet tijdig terug, dan gelden dezelfde interesten en vergoedingen in het voordeel van de manege.
4.4. Kerlinga kan de dienst opschorten tot volledige betaling, na een ingebrekestelling met een betaaltermijn van 14 dagen. Opschorting ontslaat de manege niet van haar betalingsverplichting.
4.5. Tariefwijziging: Kerlinga kan haar tarieven één keer per jaar herzien.
4.6. Betalingen van eindklanten en e-mails:
4.7. Koppeling met de betaaldienst: koppelt de manege haar account bij de betaaldienst aan PonyPortaal, dan geeft ze Kerlinga de opdracht om die koppeling in haar naam te beheren. Daarbij geldt:
5.1. Kerlinga stelt de dienst ter beschikking naar beste vermogen en volgens de regels van de kunst. Dit is een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis.
5.2. Kerlinga spant zich redelijk in om de dienst continu beschikbaar te houden, maar geeft geen formele garantie op beschikbaarheid, reactietijden of foutloze werking. Onderhoud, updates en storingen kunnen tot tijdelijke onbeschikbaarheid leiden.
5.3. Kerlinga verwittigt de manege redelijkerwijs vooraf bij gepland onderhoud waardoor de dienst langer dan één (1) uur onbereikbaar zou zijn.
5.4. Kerlinga neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen volgens art. 32 AVG, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst. Verbindingen en opgeslagen gegevens zijn versleuteld, de gegevens van elke manege zijn strikt gescheiden en enkel wie het voor zijn taak nodig heeft, krijgt toegang. Kerlinga volgt beveiligingsupdates op.
5.5. Kerlinga zorgt via haar hostingpartner voor regelmatige back-ups van de gegevens.
5.6. Hulpmiddelen met artificiële intelligentie: PonyPortaal bevat hulpmiddelen die met artificiële intelligentie werken, zoals de hulpassistent in het beheer en voorstellen om betalingen op een bankrekening aan openstaande bedragen te koppelen. Daarbij geldt:
6.1. Support is beschikbaar per e-mail via info@kerlinga.com en telefonisch tijdens kantooruren.
6.2. Kerlinga streeft ernaar supportvragen te beantwoorden binnen vijf (5) werkdagen. Die termijn is indicatief en bindt Kerlinga niet.
6.3. Support omvat:
6.4. Support omvat niet:
7.1. De manege is zelf verantwoordelijk voor:
7.2. De manege gebruikt de dienst niet op een manier die:
7.3. De manege zet geen geautomatiseerde tools (scrapers, bots, belastingtests) in tegen de dienst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kerlinga.
7.4. Bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG): de manege slaat in de dienst geen gezondheidsgegevens, gegevens over levensovertuiging, politieke opvattingen, seksuele geaardheid, biometrische of genetische gegevens of andere bijzondere categorieën op, in geen enkel veld, formulier, notitie of bijlage. De dienst vraagt geen gezondheidsgegevens. Geeft een ouder of klant toch medische informatie mee in een vrij veld, zoals een opmerking bij een inschrijving, dan is dat geen inbreuk zolang de manege die niet verder gebruikt, en mag ze die wissen. Wil de manege zulke gegevens toch verwerken, dan heeft ze een eigen rechtsgrond volgens art. 9.2 AVG nodig en meldt ze dat vooraf schriftelijk aan Kerlinga. De volledige regeling staat in clausule 5 van de verwerkersovereenkomst.
7.5. Minderjarigen: verwerkt de manege gegevens van minderjarigen, dan gebruikt ze daarvoor de koppeling tussen ouder of voogd en deelnemer die PonyPortaal voorziet. Communicatie met minderjarigen via de dienst gebruikt de manege enkel voor de dienstverlening (lessen, activiteiten, praktische afspraken) en waar nodig via de ouder of voogd, nooit voor marketing.
8.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de dienst, waaronder de software, het ontwerp, de documentatie, merken en logo's, blijven eigendom van Kerlinga (of haar licentiegevers).
8.2. Kerlinga geeft de manege een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de dienst, voor de duur van de overeenkomst en binnen de grenzen van deze voorwaarden.
8.3. De gegevens die de manege in de dienst invoert (eigen inhoud en persoonsgegevens van eindklanten) blijven eigendom van de manege, respectievelijk van de betrokkenen. Kerlinga verwerkt die gegevens enkel als verwerker, volgens de verwerkersovereenkomst.
8.4. De manege geeft Kerlinga het recht om haar naam en logo te vermelden in referentielijsten en marketingmateriaal, tenzij de manege dat weigert met een e-mail aan info@kerlinga.com.
9.1. Kerlinga is enkel aansprakelijk voor rechtstreekse schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in haar verplichtingen onder deze overeenkomst.
9.2. Aansprakelijkheidsbeperking: de totale aansprakelijkheid van Kerlinga tegenover een manege onder deze overeenkomst (alle grondslagen samen: contractuele tekortkoming, buitencontractuele aansprakelijkheid en schending van de verwerkersovereenkomst) is beperkt tot het totaalbedrag dat de manege in de twaalf (12) maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan Kerlinga betaalde of verschuldigd was voor de dienst.
Tijdens de voorbereiding en de proef, en zolang de manege nog geen twaalf maanden klant is, geldt als plafond het jaarbedrag van het pakket dat de manege koos, of anders van het kleinste pakket volgens de prijslijst op dat moment.
9.3. Deze beperking geldt niet bij:
9.4. Uitgesloten schade: behalve in de gevallen van artikel 9.3 vergoedt Kerlinga geen indirecte schade, zoals gevolgschade, winstderving, omzetverlies of reputatieschade. Verlies van gegevens vergoedt Kerlinga enkel als het te wijten is aan een tekortkoming van Kerlinga. Vorderingen van derden tegen de manege vergoedt Kerlinga enkel voor zover ze voortvloeien uit een tekortkoming van Kerlinga. Voor de vergoeding die een betrokkene op grond van art. 82 AVG vordert, geldt de verdeling tussen partijen uit clausule 15 van de verwerkersovereenkomst.
9.5. Persoonsgegevens: voor alles wat persoonsgegevens betreft, geldt bovendien de aansprakelijkheidsregeling in clausule 15 van de verwerkersovereenkomst. Daarin staat onder meer dat boetes die de toezichthouder rechtstreeks aan de manege oplegt voor haar eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke niet op Kerlinga verhaalbaar zijn, behalve voor zover ze veroorzaakt zijn door een toerekenbare tekortkoming van Kerlinga als verwerker.
10.1. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming door overmacht. Overmacht is een omstandigheid buiten de redelijke controle van de partij die ze bij het sluiten van de overeenkomst niet kon voorzien en waarvan ze de gevolgen niet redelijkerwijs kon vermijden, zoals natuurrampen, oorlog, pandemieën, overheidsmaatregelen, een grootschalige uitval van het internet of het elektriciteitsnet, of een aanval die met passende beveiliging niet te voorkomen was.
10.2. Een storing of tekortkoming bij een leverancier waarop Kerlinga voor de dienst een beroep doet, zoals de hostingpartner, de maildienst of een andere subverwerker, is voor Kerlinga geen overmacht, tenzij die leverancier zelf door overmacht getroffen is. Dat sluit aan bij clausule 9 van de verwerkersovereenkomst, waarin Kerlinga aansprakelijk blijft voor haar subverwerkers. De betaaldienst is geen leverancier van Kerlinga maar een contractpartner van de manege (artikel 4.6).
10.3. De getroffen partij brengt de andere partij zo snel als redelijk mogelijk op de hoogte van de overmacht en de verwachte duur.
10.4. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) opeenvolgende dagen, dan kunnen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding. Ook dan geldt het exportvenster van artikel 14.
11.1. Beide partijen behandelen de niet-publieke informatie die ze van elkaar krijgen als vertrouwelijk en gebruiken ze enkel voor de uitvoering van deze overeenkomst.
11.2. Die verplichting geldt tijdens de overeenkomst en tot drie (3) jaar na het einde ervan.
11.3. De geheimhoudingsplicht uit de verwerkersovereenkomst (clausule 7) geldt daarnaast, voor persoonsgegevens zonder beperking in de tijd.
12.1. Kerlinga kan de dienst op elk moment verbeteren, uitbreiden of aanpassen. Een wijziging die de functionaliteit wezenlijk beperkt, kondigt Kerlinga minstens 30 dagen vooraf aan. De manege kan dan kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging, als ze dat binnen 30 dagen na de aankondiging per e-mail aan info@kerlinga.com meldt. Wat de manege al vooruitbetaalde voor de periode na het einde, betaalt Kerlinga terug.
12.2. Updates worden automatisch uitgerold en vragen geen actie van de manege.
12.3. Kerlinga vermijdt zoveel mogelijk dat een functie verdwijnt of ingrijpend wijzigt. Is dat toch nodig (bijvoorbeeld door een beveiligingsrisico of een wettelijke verplichting), dan verwittigt Kerlinga de manege tijdig en biedt ze waar mogelijk een alternatief aan.
13.1. De verwerking van persoonsgegevens door Kerlinga in opdracht van de manege valt onder de verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst.
13.2. De manege aanvaardt de verwerkersovereenkomst samen met deze algemene voorwaarden in het beheer, bij het eerste inloggen of via de melding in het beheer. Zonder aanvaarding van de verwerkersovereenkomst is gebruik van de dienst niet toegestaan.
13.3. Kerlinga werkt met subverwerkers. De lijst met hun namen en de regels voor wijzigingen staan in clausule 9 van de verwerkersovereenkomst.
14.1. Bij het einde van de overeenkomst, om welke reden ook en ook na een proef, houdt de manege nog dertig (30) dagen toegang tot haar gegevens om ze te exporteren (het exportvenster). Ze kan zelf exporteren via het beheer of Kerlinga om een volledige export vragen.
14.2. Na het exportvenster verwijdert Kerlinga de persoonsgegevens van de manege binnen negentig (90) dagen. Uitzondering: facturen, creditnota's en andere stukken die de manege volgens de boekhoud- en fiscale wetgeving moet bewaren. Die bewaarplicht rust op de manege. Kerlinga bewaart die stukken in haar opdracht zolang die wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar), tenzij de manege ze zelf overneemt en Kerlinga vraagt ze te verwijderen.
14.3. Wat Kerlinga zo langer bewaart, beperkt ze tot wat de wettelijke plicht vraagt. Die gegevens worden voor niets anders gebruikt en verwijderd zodra de bewaarplicht afloopt.
14.4. De manege kan tijdens het exportvenster kosteloos een volledige export van haar gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat vragen via info@kerlinga.com. Kerlinga levert die binnen drie (3) werkdagen na de schriftelijke vraag, zoals clausule 13 van de verwerkersovereenkomst bepaalt.
15.1. In PonyPortaal kunnen de manege en haar gebruikers zelf inhoud plaatsen, zoals berichten, foto's en meldingen op het stalbord. Kerlinga bewaart die inhoud als hostingdienst en controleert ze niet vooraf.
15.2. De manege is verantwoordelijk voor de inhoud die zij en haar gebruikers plaatsen. Ze spreekt haar gebruikers aan op onwettige of ongepaste inhoud en zorgt dat die verdwijnt.
15.3. Contactpunt: voor gebruikers, overheden en iedereen die een melding wil doen, is info@kerlinga.com het contactpunt van Kerlinga. Berichten kunnen in het Nederlands of het Engels.
15.4. Melden: wie inhoud in PonyPortaal onwettig vindt, meldt dat aan info@kerlinga.com met:
15.5. Wat Kerlinga doet: Kerlinga bevestigt de ontvangst, bekijkt de melding zorgvuldig en zonder onnodige vertraging en kan de inhoud verwijderen of ontoegankelijk maken. Kerlinga laat de melder en, waar mogelijk, wie de inhoud plaatste weten wat ze besliste en waarom, en hoe die beslissing aangevochten kan worden (bij Kerlinga zelf of voor de rechter). Kerlinga verwittigt ook de manege. Wijst een melding op een misdrijf dat iemands leven of veiligheid bedreigt, dan verwittigt Kerlinga de bevoegde overheid.
16.1. Gedeeltelijke nietigheid: is een bepaling van deze voorwaarden nietig, ongeldig of onafdwingbaar, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
16.2. Overdracht: de manege mag haar rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kerlinga. Kerlinga mag haar rechten en verplichtingen overdragen bij een fusie, overname of bedrijfsreorganisatie, als ze de manege daar tijdig over informeert.
16.3. Volledige overeenkomst: deze algemene voorwaarden vormen samen met de offerte en de verwerkersovereenkomst de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken over hetzelfde onderwerp.
16.4. Toepasselijk recht: op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.
16.5. Bevoegde rechtbank: geschillen die niet in der minne opgelost raken, behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge. Is de manege geen onderneming, dan is de rechtbank van eerste aanleg bevoegd in het rechtsgebied waar Kerlinga gevestigd is.
16.6. Contact en opzegging: vragen, meldingen en opzeggingen stuurt de manege per e-mail naar info@kerlinga.com. Kerlinga schrijft de manege aan op het e-mailadres dat de manege aan Kerlinga opgaf.
16.7. Aanvaarding: de manege aanvaardt deze voorwaarden samen met de verwerkersovereenkomst in het beheer, bij het eerste inloggen of via de melding in het beheer. Kerlinga bewaart het tijdstip, de versie, het e-mailadres en het IP-adres van die aanvaarding.
Kerlinga · BE 0763.807.395 · info@kerlinga.com · versie 1.2, 21 oktober 2026