Privacybeleid: Kerlinga / PonyPortaal (platform)

Versie: 1.6 Laatste update: 21 oktober 2026 Verantwoordelijke: Kerlinga (zie §1)

---

Kort samengevat

Eerst de essentie, daarna de details. Dit zijn de 5 belangrijkste dingen over hoe we met je gegevens omgaan:

1. Wie zijn wij? Kerlinga, de Belgische onderneming achter PonyPortaal, een platform voor maneges en paardensportclubs. Onze gegevens staan in §1.

2. Welke gegevens verwerken we? Enkel wat nodig is: je contactgegevens als je ons contacteert, account- en factuurgegevens als een manege klant is, en technische logs en foutrapporten om storingen op te sporen. Op ponyportaal.be tellen we bezoeken zonder cookie (§3.1). In de portalen van maneges gebeurt dat niet. Geen Google Analytics, geen advertentiepixels, geen cross-site tracking. Ben je verbonden aan een paardensportclub of manege, dan kunnen we je persoonlijk contacteren over PonyPortaal (§3.5). Eén antwoord met "stop" volstaat om dat te laten ophouden.

3. Waarvoor gebruiken we ze? Om PonyPortaal te leveren aan de maneges die klant zijn, om je vragen te beantwoorden, om onze dienst voor te stellen en om onze wettelijke plichten na te komen. We gebruiken je gegevens nooit om je gerichte advertenties te tonen op basis van je surfgedrag. We meten enkel of onze eigen advertenties een aanvraag opleveren.

4. Met wie delen we ze? Met dienstverleners die in onze opdracht werken: een hostingpartner, een maildienst, een mailbox, foutmonitoring, een AI-dienst en de pushdienst van je toestel of browser (§4.1). Mollie verwerkt online betalingen als zelfstandige verantwoordelijke. Vraag je via een advertentie van Google een kennismaking aan, dan krijgt Google Ads enkel het klik-ID en het tijdstip van die aanvraag. Voor ons persoonlijk contact met clubs en maneges gebruiken we ook een AI-dienst (§3.5). Met niemand anders, tenzij de wet het oplegt.

5. Welke rechten heb je? Inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid (§7). Mail naar info@kerlinga.com. We antwoorden binnen een maand.

Geen geautomatiseerde besluitvorming. We nemen geen beslissingen over personen die enkel door een computer genomen worden en rechtsgevolgen voor je hebben (art. 22 AVG). Prijzen worden berekend met vaste regels, niet met AI. We gebruiken een AI-dienst op drie plaatsen, en telkens beslist een mens:

• De hulpassistent voor beheerders van maneges beantwoordt vragen over het gebruik van PonyPortaal en maakt op vraag een concepttekst, zoals voorwaarden of een over-ons-tekst. Hij krijgt je vraag, algemene hulpteksten en instellingen of tellingen uit je beheer, geen gegevens van klanten op naam. Wat je zelf in je vraag typt, gaat wel mee, zet er dus geen gegevens van klanten in. De beheerder leest elk concept na en beslist zelf wat hij bewaart.
• De bankopvolging, die voor een manege kan worden aangezet, stelt voor bij welke openstaande betaling een overschrijving hoort. Daarvoor gaan de datum, het bedrag, de naam van de betaler en de mededeling van de overschrijving naar de AI-dienst, met de omschrijving, de naam van de deelnemer en het openstaande bedrag van de passende openstaande betalingen. Dat gebeurt in opdracht van de manege. Een medewerker van de manege bevestigt elk voorstel, het voorstel zet zelf niets op betaald.
• Ons persoonlijk contact met clubs en maneges (§3.5): een mens beslist altijd of er een mail vertrekt.

Gaan we AI voor iets nieuws gebruiken, dan passen we dit beleid vooraf aan.

---

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid is:

Kerlinga, eenmanszaak van Robbe de Jonghe Vestigingsadres: Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene, België Ondernemingsnummer: BE 0763.807.395 E-mail: info@kerlinga.com

Handelsnaam: PonyPortaal

Voor privacyvragen en verzoeken over je gegevens mail je naar info@kerlinga.com.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten niet verplicht is (art. 37 AVG).

---

2. Wanneer is dit beleid van toepassing?

Dit privacybeleid geldt voor de verwerkingen waarvoor Kerlinga zelf verantwoordelijk is:

Wat NIET onder dit beleid valt

Ben je een klant van een manege die PonyPortaal gebruikt (bijvoorbeeld een ouder die een kind inschrijft voor lessen), dan is die manege de verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens. Kerlinga verwerkt ze dan enkel in opdracht van de manege, als verwerker.

Voor die situatie geldt het privacybeleid van de manege. Je vindt het op de privacypagina van het portaal van je manege (bijvoorbeeld jouwmanege.ponyportaal.be/privacy) of je vraagt het aan de manege zelf. Elke manege aanvaardt de verwerkersovereenkomst, die de rechten en plichten tussen de manege en Kerlinga regelt.

---

3. Welke persoonsgegevens verwerken we, en waarom?

3.1 Bezoekers van onze websites

De bezoekmeting op ponyportaal.be plaatst geen cookie en bewaart je IP-adres niet. Om bezoeken te tellen gebruikt ze enkel een code die elke dag wisselt. Ze loopt niet in de portalen van maneges. We gebruiken geen tracking-cookies, geen Google Analytics, geen advertentiepixels, geen advertentie-tracking op je toestel en geen cross-site tracking. Alle cookies en vergelijkbare technieken staan in de cookieverklaring.

3.2 Contactopnames (e-mail, telefoon, kennismakingsformulier)

In het kennismakingsformulier zijn je naam, je organisatie, je e-mailadres en je telefoonnummer verplicht, je bericht niet. Zonder die verplichte gegevens kunnen we je niet contacteren.

Kennismaking via een advertentie. Kom je via een advertentie van Google op ponyportaal.be en vraag je daarna een kennismaking aan, dan bewaren we het klik-ID van die advertentie bij je aanvraag. Zo kunnen we beoordelen of de advertentie werkt (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f). We geven dat ID met de datum en het uur van je aanvraag door aan Google Ads (Google Ireland Ltd.), zonder je naam of contactgegevens. Google kan dat ID koppelen aan wat het zelf al weet over die klik op de advertentie. Het klik-ID reist enkel mee in de link: er komt geen cookie of ander bestand op je toestel. We bewaren het zo lang als je aanvraag. Wil je niet dat we het klik-ID gebruiken of doorgeven, mail dan naar info@kerlinga.com. We verwijderen het dan bij je aanvraag en geven het niet meer door. Wat Google al ontving, kunnen we daar niet terughalen.

3.3 Maneges en bedrijven die PonyPortaal afnemen

Wordt een manege of paardensportbedrijf klant van PonyPortaal, dan verwerken we:

Deze gegevens zijn nodig om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen we PonyPortaal niet leveren of factureren.

3.4 Verzoeken over je gegevens

Neem je contact met ons op om een recht uit te oefenen (inzage, wissing, enzovoort):

3.5 Clubs en maneges die we persoonlijk contacteren

We contacteren paardensportclubs en maneges persoonlijk om PonyPortaal voor te stellen. Er gaan geen massamailings uit.

Bron. Publiek toegankelijke bronnen, en wat je ons zelf vertelt. Op vraag zeggen we welke bron we voor jouw club of manege gebruikten.

Ontvangers. Onze hostingpartner en onze mailbox, die als verwerker voor ons werken, en een AI-dienst die zelfstandig verantwoordelijk is voor wat hij verwerkt en gegevens ook buiten de EER kan verwerken onder eigen waarborgen. Een mens beslist altijd of er iets verstuurd wordt.

Stoppen kan altijd. Antwoord met "stop", zeg het aan de telefoon of mail naar info@kerlinga.com. Je bezwaar tegen prospectie is absoluut (art. 21.3 AVG): we contacteren je daarna niet meer.

3.6 Werking van het platform

---

4. Met wie delen we jouw gegevens?

We delen je persoonsgegevens met een beperkt aantal partijen.

4.1 Verwerkers en subverwerkers (werken in onze opdracht)

Onze hostingpartner en maildienst verwerken gegevens in de EU (Frankfurt), onze foutmonitoring en de AI-dienst van de hulpassistent en de bankopvolging in de EU. De uitzonderingen staan in §10.

Met elke subverwerker geldt een verwerkersovereenkomst. Ze mogen je gegevens enkel volgens onze instructies gebruiken en moeten ze vertrouwelijk behandelen. De namen van de subverwerkers die voor de maneges werken, staan in de verwerkersovereenkomst. Wijzigingen daarin melden we vooraf aan de maneges, zoals de verwerkersovereenkomst bepaalt.

4.2 Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken

Voor ons persoonlijk contact met clubs en maneges (§3.5) gebruiken we daarnaast een AI-dienst die zelfstandig verantwoordelijk is voor wat hij verwerkt en gegevens ook buiten de EER kan verwerken onder eigen waarborgen.

4.3 Ontvangers bij een wettelijke verplichting

We delen je persoonsgegevens met overheden, toezichthouders of rechtbanken enkel als de wet dat oplegt, bijvoorbeeld bij een fiscale controle, een onderzoek van de Gegevensbeschermingsautoriteit of een rechterlijk bevel.

4.4 Wat we NIET doen

• We verkopen geen persoonsgegevens.
• We doen geen direct marketing naar consumenten en sturen geen massamailings. Clubs en maneges kunnen we persoonlijk contacteren (§3.5), en dat stopt zodra je erom vraagt.
• We nemen geen geautomatiseerde besluiten over personen en maken geen profielen van je surfgedrag om je advertenties te tonen.
• We geven gegevens enkel door buiten de EER zoals beschreven in §10.

---

5. Hoe beveiligen we je gegevens?

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG). Verbindingen en opgeslagen gegevens zijn versleuteld, de gegevens van elke manege zijn strikt gescheiden en enkel wie het voor zijn taak nodig heeft krijgt toegang. We volgen beveiligingsupdates op en hebben een procedure voor datalekken.

---

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

De bewaartermijn per soort gegeven staat in §3. Daarnaast gelden deze principes:

1. Niet langer dan nodig: zodra een bewaartermijn verloopt, worden gegevens geanonimiseerd of verwijderd, tenzij een wettelijke plicht dat verhindert.
2. Facturen: facturen en andere boekhoudstukken bewaren we zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar). Die plicht gaat voor op je recht op wissing.
3. Technische logs en foutrapporten: serverlogs hoogstens 30 dagen, foutrapporten en prestatiemetingen hoogstens 90 dagen.
4. Verzendlog van e-mails: per verzonden e-mail houden we een technische log bij (verzendstatus, onbestelbaar, klacht) om aflevering te kunnen aantonen en misbruik te voorkomen. Die log bewaren we 2 jaar. Bij een verzoek tot wissing wordt het e-mailadres in de log geanonimiseerd.
5. Back-ups: back-ups worden automatisch na korte tijd overschreven.

---

7. Wat zijn jouw rechten?

Onder de AVG heb je deze rechten:

Je recht van bezwaar (art. 21 AVG)

Verwerken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals bij de bezoekmeting, het klik-ID van een advertentie, foutrapporten en ons contact met clubs en maneges, dan kan je daar altijd bezwaar tegen maken om redenen die met jouw situatie te maken hebben. We stoppen dan, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen.

Tegen direct marketing, zoals ons persoonlijk contact met clubs en maneges, is je bezwaar absoluut: we stoppen meteen, zonder dat je een reden moet geven.

Mail naar info@kerlinga.com, of antwoord "stop" op onze mail.

Reactietermijn

We reageren binnen één maand na ontvangst. Bij complexe verzoeken kunnen we die termijn met hoogstens twee maanden verlengen, en dan zeggen we je waarom. Reageren we niet of ben je het niet eens met onze beslissing, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be Tel: +32 2 274 48 00

Controle van je identiteit

Om te vermijden dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, vragen we soms om je identiteit te bevestigen. Dat kan door:

• het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is,
• een kort videogesprek waarin je je identiteitskaart toont (we bewaren geen kopie),
• in uitzonderlijke gevallen een scan van je identiteitskaart, die we meteen vernietigen na de controle.

---

8. Minderjarigen

PonyPortaal wordt gebruikt door maneges die met veel kinderen werken. Gegevens van kinderen verwerken we in opdracht van de manege, onder het privacybeleid van die manege (zie §2).

• Een kind wordt gewoonlijk als deelnemer toegevoegd onder het account van een ouder of voogd. Die bevestigt daarbij dat hij of zij ouder of voogd is.
• Kerlinga richt haar eigen communicatie, zoals het contact met clubs en maneges, nooit tot minderjarigen.

---

9. Cookies

Alle cookies en vergelijkbare technieken staan in de cookieverklaring. Kort: we plaatsen enkel cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken, zoals de inlogcookie. De bezoekmeting op ponyportaal.be plaatst geen cookie. Geen advertentie-tracking op je toestel.

---

10. Internationale doorgifte

We verwerken je gegevens in de regel binnen de EER, in de EU (Frankfurt). In deze gevallen kunnen gegevens buiten de EER terechtkomen:

• Hostingpartner: IP-adressen kunnen tijdelijk via datacentra in de VS lopen, ter bescherming tegen overbelastingsaanvallen. Serverlogs en bezoekstatistieken kunnen in de VS bewaard worden, onder het EU-VS Data Privacy Framework.
• Pushdienst van je toestel of browser: per melding gaan de toestelcode en de inhoud van de melding (titel, korte tekst, link) via de wereldwijde infrastructuur van die dienst. Die diensten bieden geen keuze voor een Europese regio.
• AI-dienst voor ons contact met clubs en maneges (§3.5): publieke informatie en contactgegevens van clubs en maneges kunnen ook buiten de EER verwerkt worden, onder de eigen waarborgen van die dienst.
• Google Ads (§3.2): Google is zelfstandig verantwoordelijk, ook voor een eventuele doorgifte van het klik-ID en het tijdstip.

Geven wij of onze verwerkers gegevens door buiten de EER, dan gebeurt dat onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

---

11. Wijzigingen aan dit beleid

We passen dit privacybeleid aan wanneer onze dienst, onze dienstverleners of de wet veranderen. Elke versie heeft een nummer en een datum. Bij een wezenlijke wijziging informeren we je vooraf per e-mail of met een melding in het portaal. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

---

12. Versie-historie

---

Kerlinga · BE 0763.807.395 · info@kerlinga.com