Wat kost manegesoftware echt?

Manegesoftware kost in Vlaanderen vandaag tussen 49 en 549 euro per maand, afhankelijk van het programma en de grootte van je werking. Dat is een groot verschil voor iets wat op het eerste gezicht hetzelfde doet. Het verschil zit zelden in de maandprijs zelf, maar in wat er niet op de prijspagina staat: opstartkosten, onderdelen die je apart bijkoopt, een commissie op elke betaling, en hoe lang je vastzit. Dit artikel loopt die kosten één voor één af, rekent een voorbeeld uit voor een gewone manege, en geeft je de vragen die je stelt vóór je tekent.

De vijf kosten die niet in de maandprijs staan

Wie prijzen vergelijkt, kijkt naar het getal in het groot. Kijk ook naar het kleine lettertje. Dit zijn de vijf plekken waar het bedrag groeit.

1. Opstartkosten en migratie

Sommige programma's rekenen een eenmalig bedrag om je werking in te richten of je klanten over te zetten. Dat staat zelden op de website. Je hoort het tijdens de demo, of je leest het in de offerte. Vraag het meteen, en vraag ook wat er gebeurt als je het zelf doet.

2. Onderdelen die je apart bijkoopt

Het klassieke model: een basisprijs, en dan "facturatie" als module, "online betalen" als module, "wedstrijden" als module. Elk stuk klinkt redelijk, maar een manege heeft al die stukken nodig. Tel ze op vóór je vergelijkt. Een programma van 59 euro met drie modules van 35, 35 en 12 euro kost 141 euro.

3. Commissie op betalingen

Als je klanten online betalen, zijn er twee partijen die iets kunnen vragen: de betaalprovider (die rekent een paar tientallen cent per betaling, dat is normaal) en de software zelf. Sommige programma's rekenen een percentage op alles wat via het platform passeert. Op een jaaromzet van 100.000 euro is 1 procent 1.000 euro extra, bovenop de licentie. Dat staat nooit in het groot.

4. Prijs per paard, per gebruiker of per lesgever

Een prijs die stijgt met het aantal paarden lijkt eerlijk, tot je beseft dat een manege met 25 lespaarden en 150 ruiters evenveel administratie heeft als één met 15 paarden. Hetzelfde met een prijs per gebruiker: elke lesgever die mag inloggen, kost dan extra. Vraag wat er gebeurt als je groeit.

5. Btw en contractduur

"Excl. btw" betekent 21 procent erbij, tenzij de leverancier vrijgesteld is. En "jaarlijks vooruit betaald" betekent dat je een slecht jaar niet kan stopzetten. Kijk naar de opzegtermijn en naar wat er gebeurt met je gegevens als je stopt.

Wat een gewone manege per jaar betaalt

Neem een manege met 20 lespaarden en 150 actieve ruiters, die facturen wil sturen en klanten online wil laten betalen. Dat is een doorsnee Vlaamse manege. Met de publieke prijzen van oktober 2026, zonder btw, kom je dan uit op:

• Ponyportaal: 708 euro per jaar (59 euro per maand, jaarlijks betaald), alles inbegrepen, geen opstartkost, geen commissie.
• Een programma met één all-in-prijs van 65 euro: 780 euro per jaar, jaarlijks vooruit, plus een commissie van 1 procent op je omzet als die er is.
• Een programma met basis plus modules: ongeveer 1.700 euro per jaar zodra je facturatie en online betalen erbij neemt.
• Een programma met pakketten op aantal ruiters: 3.588 euro per jaar, want met 150 ruiters val je in het pakket van 299 euro per maand, en dat is ook het eerste pakket met kampen.

Dezelfde manege, hetzelfde werk, een verschil van ruim 2.800 euro per jaar. Welke programma's dat precies zijn en wat er bij elk inzit, zet ik in de vergelijking van manegesoftware naast elkaar, met bron en datum.

Wat je ervoor terug moet krijgen

Een lage prijs is geen argument als het programma je werk niet uit handen neemt. Dit is wat een manege minimaal moet terugkrijgen voor haar geld:

• Je ruiters schrijven zelf in en betalen zelf. Dat is de enige kost die er echt toe doet: de uren die je nu kwijt bent aan berichtjes beantwoorden en overschrijvingen nakijken.
• Beurten, lidgeld en verzekering tellen zichzelf af en bij. Een kaart die op is, een verzekering die vervalt, een lidgeld dat nog open staat: het programma ziet het, niet jij.
• Je boekhouder krijgt wat hij nodig heeft zonder dat je lijstjes overtypt.
• Je kan er altijd uit. Je gegevens zijn van jou en je exporteert ze wanneer je wil.

Als een programma daar niet aan voldoet, is het duur, ook aan 49 euro.

Wanneer gratis duur is

Er zijn programma's die gratis beginnen: tot een aantal leden, tot een aantal paarden. Reken na of je daar als manege ooit onder blijft. Gratis tot vijf paarden dekt geen enkele lesmanege. Wat je daarna betaalt, staat vaak niet op de website en vraag je per mail. Dat is geen vergelijking, dat is een onderhandeling. En een gratis programma zonder online betalen bespaart je niets, want het werk van de betalingen opvolgen blijft bij jou.

Vragen die je stelt vóór je tekent

Neem deze lijst mee naar elke demo, en noteer de antwoorden:

1. Wat is de totale prijs per jaar voor mijn werking, met alles wat ik nodig heb, zonder btw en met btw?
2. Zijn er opstart- of migratiekosten, en wat als ik de gegevens zelf aanlever?
3. Rekent het programma een commissie of percentage op betalingen?
4. Wat gebeurt er met de prijs als ik tien paarden of vijftig ruiters meer heb?
5. Hoe lang zit ik vast, en wat is de opzegtermijn?
6. Krijg ik mijn gegevens mee als ik stop, en in welk formaat?
7. Wie helpt me bij de opstart, en kost dat iets?

Een leverancier die op die zeven vragen geen rechttoe antwoord geeft, geeft daarmee al een antwoord.

Zo werkt het in Ponyportaal

Ponyportaal heeft één prijs naar de grootte van je werking: 49 euro per maand tot 100 actieve ruiters, 59 euro daarboven, bij jaarlijkse betaling, en 59 of 69 euro als je maandelijks betaalt. Daar zit alles in: lessen, beurtenkaarten, kampen, lidgeld en verzekering, financieel beheer, paarden, pension en pisteverhuur, onbeperkt medewerkers, en de begeleide opstart. Ik ben vrijgesteld van btw, dus het bedrag dat er staat is wat je betaalt. Online betalen loopt via Mollie, die zijn eigen kost per betaling rekent, en Ponyportaal rekent daar niets bovenop. Alle details staan op de prijzenpagina.